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Exchange 2010「免責事項」とOutlookの「署名」の使い分け

Exchange Outlook Active Directory GPO

Exchange Server には「免責事項」を挿入する機能があります。

 

赤枠みたいなの↓

f:id:MVPjp:20170226105551p:plain

 

免責事項は、トランスポートルールとして「免責事項のテキストを追加し、適用できない場合は、フォールバック アクションを行う。」を選択することで実装できます。

免責事項の内容は Outlook の「署名」機能のように、自由に書き込むことができ、画像なども扱えます。

 

これは、Exchange Server 側での処理となりますので、ユーザーが本文内に記載する必要がなく、特別注意事項などを意識せずとも、一言注意文を添えられるという事で、重宝してる企業も多いのではないでしょうか。

 

Exchange 2010 では、下記手順で実装可能ですのでご参考までに記載します。

■免責事項のトランスポートルール設定手順

1.Exchange 管理者権限を持っているユーザーアカウントで Exchange Server にログインします。

2.Exchange Management Console を起動します。

3.[Microsoft Exchange On-Premises]-[組織の構成]-[ハブトランスポート]を順にクリックします。

4.「トランスポートルール」タブをクリックし、[トランスポートルールの新規作成]をクリックします。

5.トランスポートルールの新規作成の画面にて、[名前]にルール名を記入し、[次へ]をクリックします。

6.

1)ステップ1:「条件の選択」にて「メッセージを組織の内部または外部、あるいはパートナーのユーザーに送信する場合」の条件にチェックをいれます。

2)ステップ2:下線付きの値をクリックして「組織内」をクリックします。

※後程「組織外」も選択したトランスポートルールをもう一つ作成頂ければ、組織内外送信時に適用されるルールとなります。

 

7.[次へ]をクリックします。

 

8.

1)ステップ1:処理の選択にて「免責事項のテキストを追加し、適用できない場合は、フォールバック アクションを行う。」にチェックいれ、

2)ステップ2:下線付きの値「免責事項」をクリックし、任意の文章を記入後、「OK」をクリックします。

3)ステップ2:下線付きの値「ラッピング」をクリックし、「拒否」に変更後、「OK」をクリックします。

 

9.[次へ]をクリックします。

10.例外条件があれば、設定し、「次へ」をクリックします。

11.[新規作成]をクリックします。

12.[終了]をクリックします。

13.テストメールを送信し、メール本文の文末にトランスポートルールで設定した任意の文章が挿入されているか確認します。

 

 

 

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ところで、実は、やや似たような事は、Active Directory のグループポリシーによっても実装する事が可能です。

この時点でピンと来た方もいらっしゃるかもしれませんが、グループポリシーで、署名を強制的にONにし、かつ、署名の本文ファイルを各ユーザーのユーザープロファイル内に配布する事で、企業指定の署名という扱いをすることができます。

GPOで操作するレジストリはいくつかございますので、詳細は下記マイクロソフト社のナレッジをご覧ください。

 

How to deploy a default email signature in Outlook

https://support.microsoft.com/ja-jp/help/2691977/how-to-deploy-a-default-email-signature-in-outlook

 

ごく簡単に流れだけ説明します。

 

Outlook 署名のGPO設定手順

1.次のレジストリキー「HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Setup」にある、「First-Run」の値を削除するGPOを作成。

※x.0はお使いのOutlookのバージョンによって異なります。
Outlook 2016 = 16.0
Outlook 2013 = 15.0
Outlook 2010 = 14.0
Outlook 2007 = 12.0

 

2.GPOで、署名に使用する署名ファイルを下記ディレクトリに配布する。
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures 

%userprofile%変数を使わない場合↓

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

※署名ファイルは、 Outlook クライアントで署名を作成して、Signaturesフォルダに生成することもできます。

 

3.上記署名ファイルを利用するようGPOで下記レジストリを設定。
レジストリキー
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\x.0\Common\MailSettings


NewSignature
Type: REG_EXPAND_SZ
Value: The name of signature to use for new messages (see step 3 above for signature names)

ReplySignature
Type: REG_EXPAND_SZ
Value: The name of signature to use for reply messages (see step 3 above for signature names)

 

 

 

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さて、ここからがタイトルの件になりますが、

ではいったい、免責事項と署名は、それぞれどのような特徴があるのでしょうか?

運用を決めるのは組織ですので、私からは、どちらが良いとは申し上げられませんが、それぞれにどのような特徴があるか、見ていきたいと思います。

 

 

1.運用担当者

■免責事項:Exchange Server 担当者

■署名  :Active Directory 担当者

 

2.強制力

■免責事項:強制。送信時にExchange Server 側で挿入される為。

■署名  :メール作成時には挿入されているが、その後ユーザーが操作出来る。

 

3.デメリット

■免責事項:免責事項の位置を最下段にすると、返信の度に挿入される。

※例外条件などを設ければ回避出来ますが、署名のように、返信時に、過去履歴の上から挿入されるわけではなく、過去履歴も含めた最下段に挿入されます。Outlook 側の設定で、「元のメッセージを残す」設定をしていなければ問題なしですが、デフォルトでは「元のメッセージを残す」が有効になっています。

■署名  :GPOで定義されてしまう為、ユーザーが Outlook の署名設定をいじれなくなる。

 

4.メリット

■免責事項:受信時にExchange Server 側で挿入することも出来る。

※例えば、「添付ファイルのウィルスに気を付けて下さい。」等の文言を入れる等。

■署名  :新規作成と返信時で、文言を分けて設定できる。

 

5.共通事項

免責事項が設定されていても、署名は別途設定できる。

逆もまたしかり。

 

 

 

いかがでしたでしょうか。

※何か誤りがあればお手数ですがコメントなりご連絡頂けますと幸いです。