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なぜ、SharePoint は PDF の中身を全文検索できるのか。

検索アーキテクチャ(仕組み)を解説します。

 

アップロードされているファイルの処理は、 CPC (コンテンツ処理) で行われますが、その中で、IFilter が呼ばれます。

この、IFilter にはファイルからテキスト情報、属性情報を抽出する役割があります。

 

Search Architecture with SharePoint 2013

https://searchunleashed.wordpress.com/2013/12/13/271/

 

 

 

IFilter には色々な種類があり、複数の拡張子に対応している IFilter もあれば、一つの拡張子にしか対応していない IFilter もあります。

 

SharePoint 2010 では、既定の IFilter で .pdf がサポートされていないので、既定の動作としては、".pdf の全文検索はされない"という事になります。

 

ファイルの種類と IFilter のリファレンス (SharePoint Server 2010)

https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/gg405170(v=office.14).aspx

 

 

 

ただし、PDF iFilter という PDF 用の IFilter が存在し、それを使う事で .pdf の中身を読み込む事ができるようになります。
読み込めるという事は、当然クロールも可能なわけで、その後インデックスを作成し、検索に引っかかるようになる、というわけです。

 

PDF iFilter 64 11.0.01

http://supportdownloads.adobe.com/thankyou.jsp?ftpID=5542&fileID=5550

 

 

 

なお、PDF 用の IFilter にはサードパーティ製品もあり、説明としてはこちらの方が分かりやすいかもしれません。

 

Foxit PDF IFilter

https://www.foxit.co.jp/products/foxit-pdf-ifilter

 

 

 

この、.pdf 用の IFilter は、SharePoint Online や SharePoint 2013 以降や 、FAST Search Server 2010 for SharePoint では、最初から組み込まれています。

 

SharePoint Server 2013 での既定のクロール対象ファイルのファイル名拡張子および解析対象ファイルの種類

https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj219530.aspx

 

 

 

よって、標準の SharePoint 2010 を使っている場合には、IFilter をインストールしましょう。

 

iFilter のインストール手順

SharePoint におけるPDFテキスト検索

http://sharepointmaniacs.com/archives/107

ファイルサーバー(共有フォルダ)にアクセスできない。

■事象
ファイルサーバー(共有フォルダ)にアクセスできない。


■状況
ホスト名(コンピューター名)での接続が不可で、下記のエラーが発生。
"<コンピューター名>にアクセスできません。このネットワークリソースを使用するアクセス許可がない可能性があります。アクセス許可があるかどうかこのサーバーの管理者に問い合わせてください。

ユーザー名が見つかりません。"

IP指定での接続は可。
pingはも通る。


■解決
元々の資格情報が間違っている場合があるので、資格情報を削除します。

 

※解説

実は、エラーメッセージの、上の部分は共通で、いろんなエラーの際に表示されるが、"ユーザー名が見つかりません。"という所がポイントになっています。存在しないユーザー情報が、資格情報として登録されてしまっている可能性があります。



■手順
「コントロールパネル」 → 「資格情報マネージャー」 → ホスト名を選択し、「資格情報マネージャーから削除」を選択。 → 再度ホスト名でファイルサーバーに接続。 → 認証情報が聞かれるようなら、ホスト側に接続できる正しい情報を入力。

 

 

 

以上となります。

MFCMAPI の使い方 「特定のメールを解析する」編

Outlook のメールファイルといえば.msg ファイルですが、これをMFCMAPI を使って解析してみましょう。

※Exchange 不要で、Outlook クライアント側で動作します。

 

まずは下記URLより MFCMAPI をダウンロードします。

 

MFCMAPI - Home

 

次に、.msgファイルの読み込み手順を紹介します。

 

 

 

■.msg読み込み手順

1. MFCMAPI ツールを実行します。

2. メニューバーから [Advanced] - [Import/Export] - [View properties of MSG file] をクリックします。

3. 調査をしたい .msg ファイルを指定して [開く] をクリックします。

※.msgファイルがない場合は用意します。

 Outlook ならメールをドラッグ&ドロップでデスクトップ等にコピーできます。

 

 

 

■その後の活用例(フォント情報を見たい場合)

4. 開いた画面内で、[Other names] に PR_RTF_COMPRESSED を含む行をダブルクリックします。

5. [Stream (Text)] の内容をすべてコピーして、メモ帳などのテキスト エディターに張り付けます。

6. {\fonttbl{……}} で囲まれたグループ内で、{\f<数字>\……} のように囲まれている文字列を確認します。

Exchange にて、原因不明なNDRが返される

一言でNDRといっても、様々にあります。

例えば 5.3.4 や 5.6.0 等で原因もまちまち。

下記参考URLを見てほしいのですが、NDRの中にも、

様々な状態を表す、拡張状態コードが定義されております。

 

 

Exchange 2013 の DSN と NDR
https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/bb232118(v=exchg.150).aspx

 

 

上記情報を元に、NDRとなったメールを調査する際、

管理者はこのように思う時があると思います。

 

「添付ファイルサイズや、本文の量、宛先の数やヘッダー情報なども特に制限には達していないはず・・・。」

 

このような、管理者泣かせのNDRの存在に対して、

新種のNDRナレッジが公開されたので見てみましょう。

 

 

リッチテキスト フォーマットのメッセージに返信すると NDR が配信される
https://blogs.technet.microsoft.com/exchangeteamjp/2017/03/24/ndr-is-delivered-when-replying-to-message-in-rich-text-format/

 

 

これは、どういう事かというと、

Outlook では、メールを作成する際、

HTML形式やテキスト形式、リッチテキスト形式などが選択できるが、

これが、リッチテキスト形式だった場合に限り、

本文内のフォント情報が2048を超えた時点でNDRエラーになる、という事です。

 

フォント情報は、基本的には、本文量の増加に伴って増えていく傾向にある為

(※ず~っと"ああああ"とかやってたら別だと思いますが。)

返信に返信を重ねていくような、

スレッド形式のやり取りをした際に発生しやすくなるかと思われます。

 

これについては、どうやら Exchange 2016 や Exchange Online でも発生

するようで、現時点では Exchange の仕様という事になるようです。

 

ただ、悲観しないでいただきたいのは、メール形式は自由に選べるという事。

あくまで別のメール形式を選択すればよい、という事になります。

メールの世界で一番無難なのはテキスト形式ですが、

リッチテキスト形式をエンドユーザーが好んでいたのであれば、

HTML形式を使うよう案内してあげてください。

リッチテキスト形式で出来ることは概ねHTML形式でも出来るはずです。

 

それか、もし、あなたが Active Directory の管理もしているなら、

いっそ、グループポリシーオブジェクトで、

Outlook のデフォルトのメール形式を

HTML形式やテキスト形式にするという方法も考えられます。↓

 

Office の管理用テンプレートを利用してグループ ポリシー (GPO) で Outlook の設定を制御する方法
https://blogs.technet.microsoft.com/outlooksupportjp/2015/08/28/office-gpo/
Outlook でメールを作成する際の形式をテキストファイルに固定したい

 

 

ただ、最後の問題は、Notes ユーザーが混入してくるケースかなと思います。

Notes は、デフォルトのメール形式がリッチテキスト形式のようなのです。

 

"ただし、ほかの IBM Notes ユーザーのみにメールを送信する場合は、デフォルトのリッチテキスト形式を使用するようお勧めします。"

 

ロケーション (インターネットアドレスへのメールの送信形式) の編集
https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/ja/SSKTWP_9.0.0/com.ibm.notes900.help.doc/sec_editloc_inetmail_c.html

 

 

 

ただし、このようにも書いてあります。

 

"インターネット上のユーザーに頻繁にメールを送信する場合は、MIME 形式を使用するようお勧めします。"

 

つまり、それぞれの製品を、それぞれ適切に使っていけば

問題はないのですが、なかなかそうもいかないのが現実・・・。

 

以上、まとまりがなくて申し訳ございませんが、このナレッジが、

根気強くエンドユーザーと対応する管理者の一助となれば幸いです。

デュアルモニターでモニター間のウィンドウ移動ができない

モニターからモニターへ、エクスプローラーや IE を移動したい時、

タイトルバーをドラッグしてマウスを別モニタに移動させるのが

よくあるやり方だと思いますが、その際、

マウスが画面端で止まってしまって、すんなり移動できない

という経験はないでしょうか。

 

f:id:MVPjp:20170406231003p:plain

 

 

これは、Windows 10 の"スナップ"という機能によるものなので、

気に入らなければOFFにしましょう。

 

 

 

■"スナップ"オフ手順

"スタートボタン" → "設定"(歯車アイコン) → "システム"

→ "マルチタスク" → "スナップ"をオフ

 

 

 

以上の手順で、いつも通りの使い勝手に戻るはずです。

Outlook で .exe ファイルが見えない。開けない。消える。

仕様では、Outlook で .exe ファイルは扱えないようになっています。

Outlook 2003 までは、可能だったようですが、

Outlook 2007 からはセキュリティ上の理由により、扱えないようになったようです。

また、 これは、クライアント側の仕様で、Exchange は関係ありません。

※もちろん、トランスポートルール等でフィルターするような設定を

 してれば引っかかりますが、デフォルトではそのような設定はありません。

 

 

その為、一般的には以下のように回避、または解決します。

 

 

 

1.拡張子を .exe 以外に変更する。

2.ファイルを圧縮する。

  ※ただし、.zipファイルへの圧縮だと、

   別途ウィルスチェックに引っかかる場合があるので、

   その場合には、やはり拡張子を変更します → 「.zi_」等

3.レジストリを変更して、Outlook で普通に .exe ファイルを扱えるようにする。

  ※前述の通り、セキュリティリスクがある為最終手段

 

 

 

今回は、3.の手順をご案内いたします。

Outlookレジストリ変更で、.exeファイルを扱う手順


1.Outlook が実行中の場合は終了します。
2.レジストリエディタを起動します。
3.使用している Outlook のバージョンに応じて、以下のレジストリ キーが存在することを確認します。

 

 Outlook 2016
 [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security]

 Outlook 2013
 [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Security]

 Outlook 2010
 [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Security]

 Outlook 2007
 [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\13.0\Outlook\Security]

 

4.[編集] をクリックし、[新規] をクリックし、[文字列値] をクリックします。
5.新しい値として、次の名前をコピーして貼り付けるか入力します。
 
 Level1Remove

6.Enter キーを押します。
7.新しい文字列値の名前を右クリックし、[修正] をクリックします。
8.Outlook で開くファイルの種類のファイル名拡張子を入力します。以下に例を示します。

.exe

※複数のファイルの種類を指定するには、次のような形式を使用します。

.exe;.com

9.[OK] をクリックします。
10.レジストリ エディターを終了します。


参考URL
Outlook でメッセージ "次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました" が表示されることがある
https://support.microsoft.com/ja-jp/kb/829982

 

 

 

以上となります。

レジストリの変更に際しては、レジ値のバックアップやシステム全体のバックアップ等注意して実行下さい。

Outlook ×ボタンを押してしまったら

Outlook 2013 から導入された、この×ボタンを押してしまって困ったことは無いでしょうか。

 

f:id:MVPjp:20170320112128p:plain

 

では、×ボタンを押すとなぜ困るのでしょうか?

 

まず、ワンクリックで削除されてしまい、確認表示が出ません。

 

もちろん、削除してしまったメールは、"削除済みアイテム"フォルダ(ゴミ箱)を探せば見つける事は出来ます。

 

しかし、削除した時点の日時で、最新の削除アイテムとして、"削除済みアイテム"フォルダに入っているわけではなく、削除したメールの、元々の受信日でソートされている為、意図せずこのボタンを押した場合には、「いつ受信したメールだったか」「タイトルや内容はどうであったか」を思い出すことすらできず、何を手掛かりに検索をしたらよいか分からないという事態に陥ります。

 

そんな時、まだ他の操作をしていなければ、下記ショートカットキーから復元することができます。

 

■元に戻す

Ctrl+Z

 

定番のショートカットキーですが、

Outlook でも使えますので、是非試してみてください。

 

 

 

ですが、そもそも論として、この×ボタンを非表示にしたくはありませんか?

その方法が見つかりましたので共有いたします。

 

■×ボタン非表示化手順

"表示"タブ  "ビューの設定"  "その他の設定"  "列幅を自動調整する"のチェックをはずす  "OK"  "OK"

 

×ボタンが、隠れる程度に、ビューの最右の列と、その一つ左の列の中間を選択して、右に寄せます。

 

f:id:MVPjp:20170320115017p:plain

 

これで、×ボタンが消えるわけではありませんが、ビューからは見えなくなります。

ちなみに、上記手順は、×ボタンをオフにするような直接的な設定ではありませんが、現時点では、×ボタンのオフ機能が無いようですので、便宜的な対策とはなります。

 

また、この設定はビュー毎の設定になりますので、今のビューの設定を、全てのビューに反映させたい場合は下記手順を実行します。

 

ビューの一括設定手順

"表示"タブ → "ビューの変更" → "現在のビューを他のメール フォルダーに適用する" → "サブフォルダーにもビューを適用する"にチェック → "OK"

 

 

 

ちなみに、そもそものGUIが変わってしまう等、利便性の問題は

ありますが、他にもこんな方法で×ボタンの位置を変えられます。

 

■タッチモードを使う

クイック アクセス ツール バーの [タッチ/マウス モードの切り替え] の手のアイコンをタップして、[タッチ] をタップします。

 

※クイック アクセス ツール バーにボタンまたはアイコンが表示されていない場合は追加できます。

クイック アクセス ツール バーのいずれかのボタンを押したままにしてから離し、[クイック アクセス ツール バーのカスタマイズ] をタップします。

[基本的なコマンド] [タッチ モード] または [タッチ/マウス モードの切り替え] をタップし、[追加] をタップします。

タッチ モードをオフにするは、[タッチ モード] をもう一度タップします。または、[タッチ/マウス モードの切り替え] の手のアイコンをタップして、[マウス] をタップします。

 

 

 

Outlook 2010を使う

×ボタンは、Outlook 2013から実装されている為、Outlook 2010 を利用すれば×ボタンは実装されていません。

 

 

 

以上となります。

皆様の Outlook ライフが快適になりますように。